Záznamy o zamestnancoch

Záznamy o zamestnancoch pozostávajú z informácií o zamestnancoch organizácie.

Administratíva zamestnancov je základom personálnej správy a personálneho systému v organizácii. Nie je to len o ľudských zdrojoch, je to aj dôležitý zdroj pre riadenie a plánovanie ľudí v organizácii. Zamestnávatelia (spoločnosti, organizácie) musia uchovávať informácie o svojich zamestnancoch, aby splnili legislatívne požiadavky a mohli efektívne riadiť svoju pracovnú silu. Základné informácie o zamestnancoch sú stanovené vnútroštátnymi právnymi predpismi, zvyčajne v súlade s odvetvím zamestnávateľa (napr. rizikové pracoviská vyžadujú širší rozsah informácií o zamestnancoch).

Personálny spis zamestnanca je základný dokument, ktorý obsahuje základné, kontaktné a osobné údaje, informácie o osobnom rozvoji zamestnancov, pracovné zmluvy a ďalšie prevádzkové informácie potrebné pre činnosť organizácie.

Evidencia zamestnancov je kľúčovou prevádzkovou evidenciou, pretože obsahuje dôležité informácie o zamestnancoch a ich vzťahu k organizácii. Je úzko prepojený so mzdovým systémom, pre ktorý je základom pre výpočet miezd (výkazy práce, dochádzka, dovolenka atď.). Je tiež úzko prepojený s ERP (Enterprise Resource Planning – plánovanie podnikových zdrojov), pretože mnoho rôznych zdrojov a podnikových aktív (majetok, projekty, pracovné nástroje, vybavenie, riziká, procesy, oprávnenia, právomoci, zodpovednosti a iné osoby v organizácii) je prepojených so zamestnancami.

Vo väčších organizáciách je potrebné prepojiť záznamy o zamestnancoch s organizačnou štruktúrou, čo znamená zaradenie konkrétnych ľudí na konkrétne pracovné miesta.